雑記帳

月・木更新を目指します。

業務効率化することは良いこと?

今回はこちらを。

 

note.com

 

(業務効率化は)手段であって目的ではありません

 

めちゃくちゃ大事です。

「効率化した方がいい」に決まっている気もしますが、「効率化してどうするの?」という質問に答えられなければ、それには意味がありません。

 

「必要な業務に人を回す」みたいに返す人もいますが、これも不十分だと思います。具体的にどの部分に人が足りないのかが明確でないからです。

 SEが足りない!と言いながら、経理等の事務方によるバックオフィス業務を効率化しても SEが増えるわけではなく、バックオフィスの人たちの業務量などが変わるだけで意味がありません。

 

業務というのは人があって初めて価値が付随してきます。
効率化にあたっては、必ず人とセットにして考えなければなりません。

 

これも忘れないでおきたいですね。

従来の業務担当者が当然いるところ、仕事を取り上げる形に捉えられては、組織にヒビが入りかねません。

また、特にDX方面での効率化にあたっては、対応できるか世代間に必ず差が出ます。この対応ができなければ、DXをすべきでない、とまでは言いませんが、どのように乗り越えるかを少し考える必要もあるでしょう。

少なくとも、課題共有ができ、目指す姿が定まっていない状況では、「業務そのものにスポットがあた」り、効率化する人が正義、ついて来れない人が悪、といった価値観になりかねないというところでしょうか。

気になるものー令和6年3月

欲しいものや行きたいところを色々と書いておきます。
モノばかりではないので、「気になるもの」に括りました。
毎月更新ができるように、日々を彩りつつ暮らしたいと思います。

CBCスポーツバーム

rounwellness.com

首、肩、腰がボロボロになりがちな私。もしや、楽になるのでは?と。
身体を快適にしたい、という欲は歳をとったからこそかもしれません。

こちらの投稿から。

 

レアバーム

etoras.jp

床屋で勧められて買った整髪料なんだけど、ジェルでもワックスでもなく『ヘアスタイリングハンドクリーム』という新しいジャンルで、洗わずそのまま寝ても大丈夫な上に水に濡らすとセラミドが乳化してトリートメントにもなるらしい

本当なら買いたい、、そのまま寝ても大丈夫は強い、、、

 

EYEVAN

あまり、普段おしゃれなものをつけないのですが、友人から勧められました。
メガネは毎日使っているからこそ、ちょっといいものを選んでも良いのかな、と思います。

eyevaneyewear.com

 

UNITED TOKYO

服にこだわりのない私ですが、ちょっと良い服を、と背伸びしたいときに選べそうなお店です。
服もシンプルめの物が多く、私も好きな雰囲気です。
お店もシンプルな見せ方をしており、ごちゃごちゃとしていない店内では、気になる風をゆっくり見つけられそうです。
買うところまで目指したいと思っています。。。

united-tokyo.com

論理的思考力を鍛えるトレーニング

まずは一歩ずつ。

一枚書いてみることから始めます。

 

  1. メモはすべてA4用紙に書く

  2. 左上にタイトル、右上に日付、本文は横書き

  3. 気になること、やるべきこと、 自分の課題等、テーマを決めて書き出す
    (テーマは何でもOK。「仕事がうまくいかない理由」「好きな人と付き合うためには」など)

  4. 1枚1分ですばやく書く。 手を止めないことがポイント。反射神経を鍛える。
    (思考の幅を鍛える)
    【例】  〇〇を△△するには  1: aaa  2: bbb  3: ccc  4: …

  5. 4で書き出した内容から掘り下げたい部分をピックアップし、次の1分で書き出す 
    (思考の深さを鍛える)
    【例】  2.bbbを〇〇するには…  ⅰ: AAA  ⅱ: BBB  ⅲ: CCC  ⅳ: …

  6. この作業を10回、 つまり毎日10ページ(1日10分)行う 
    (10回思考の掘り下げを行う)

  7. 書いたら逆読みして、論理の破綻や飛躍が無いか確認
     (10枚目から読み返していくとつじつまが合わないことに気が付く)

  8.  書いた内容の粒度があっているか確認
     (粒度合わせは重要!)

  9. マトリクス、ベン図など他に最適な表現がないか確認
     (箇条書きしたけど、マトリクスにした方が良いな…など)

  10. 毎週の1on1で実績確認
     (内容は見ないけど、70枚やったかチェック)

  11.  新卒側から質問や相談があれば一緒に思考の整理
     (この部分が「モヤっ」とします…となったら壁打ち開始)

    今回はこちらから。

     

業務の引き継ぎ

私は、公共部門との関わりが多いところ、年度末にあたり業務の引き継ぎトピックが多く観測されています。

 

年度末ですので、おおよそまとめてみたいと思います。

 

引き継ぎ書の構成

  1. 業務名
  2. 業務の位置づけ・業務趣旨
  3. これまでの経過
  4. 関係法令
  5. 関係予算
  6. 基礎資料
  7. 年間スケジュール
  8. 当面やること
  9. 各業務の手順
  10. 問題点・課題
  11. トラブル対応
  12. 議会対応
  13. 関係団体・相手方情報
  14. ID・PASS
  15. 資料の保管場所や参照先
  16. 前任者の引き継ぎ書

 

引継書テンプレート

note.com

 

業務手順書

流れを可視化する、というところにフォーカスしたものです。

工程にあたっての根拠法令等を確認できるところが優れているものと思います。

 

www.city.shiga-konan.lg.jp

 

参考になれば。

ルールに基づく判断するときの考え方

今回はこちらから。

 

 

公務員ばかりがいるわけではありませんが、ルールに基づく判断するときの考え方について書きます。

 

通常できている考えを理屈っぽく書いていくだけですが、困ったときやつまづいたときに役に立つかもしれません。

 

3点セットを示します。

  1. 認定事実
    具体的な事実や状況です。これは、処分を行うための事実的な根拠となる部分であり、事実には客観性と明確性が求められます。
    ex. テストが59点だった。
  2. 根拠規範
    処分の根拠となる法令、条例、規則などの規範を示します。これにより、処分が法令に適合していることが示されます。
    ex. 60点未満は不合格である。
  3. 当てはめ
    認定事実を根拠規範に基づいて解釈し、その結果として処分が行われた理由を明示します。この部分では、具体的な法令の条文や関連する判例などを引用して、処分の適法性を裏付けます。
    ex. テストが59点であり、60点未満であるから不合格である。

 

書いてみると当たり前ですね。

では、これに対してどのような反論が想定されるでしょうか。

  1. 認定事実
    採点ミスで、本当は60点だった。(認定事実の誤り)
  2. 根拠規範
    テストだけでなく、出席点込みで60点未満が不合格である(規範の解釈誤り)
  3. 当てはめ
    試験時間が通常60分のところ、自らの責めに依らず、55分であった。(考慮されるべき事項)

どうでしょうか。もう少し良い例があると思いますが、おおよそこのような形でしょうか。(あとは手続きが不適正だった等がありますが。)

 

判断する際は、考えられる反論部分がないかを考慮しましょう。

また、前提として、ここに至るまでの手続きが適当であったかも考慮しましょう。

 

意外とこのステップを踏むと、どこで困っているのか相談しやすいのかもしれません。

 

 

 

仕事で使えるアイコン素材

仕事でのドキュメント作成時、テキストだけではわかりにくい、権利関係が、、、といった時に使いたいサイトです。(あまり使うような仕事はしていないのですが。

見つけ次第追加します。

Microsoft

learn.microsoft.com

 

デジタル庁

www.digital.go.jp

このブログについて

こんにちは。よしだです。

 

私たちは日頃、さまざまな情報に触れています。

私たちの周りを情報は流れていき、思い出されることがありません。それらを腐らせずに、自分の血肉として書き出そうと思い、このブログを始めました。

 

ここは私のアウトプットの場所です。

バラバラと自分の中で持っているものを、切り貼り繋げ、形にする場所です。

私にとって必要なものを私のために書くことにします。

 

なお、はてなブログを始めるにあたって、以下が良いと思って始めました。

  • ナビゲーションウインドウがつくこと。
  • 好きなレイアウトが設定できること。
  • カテゴリー分けが容易なこと。

このブログのレイアウトはこちら。